PRC Tour · Manual do ERP

Índice

1. Primeiros passos
2. Quem pode o quê
3. Rotina: dia, semana e mês
4. Clientes
5. Orçamentos e propostas
6. Produtos
7. Operação da viagem
8. PDV · venda de balcão
9. Dinheiro: receber, pagar, recibos
10. Fluxo de caixa, DRE e relatórios
11. Leads e captação
12. Pós-venda e WhatsApp
13. Central de alertas e Painel
14. Radar, metas e origens
15. Contrato, anexos, operadoras, perfis
16. Administração
17. Acessibilidade, equipe, MEI, PIX, backup, IA e leitor de documentos
18. Problemas comuns
19. Glossário

Dica: use Ctrl+F para procurar uma palavra. Para imprimir este manual, use o imprimir do navegador (os menus não saem no papel).

1. Primeiros passos ↑ índice

Entrar

Abra o endereço do ERP, digite e-mail e senha. No primeiro acesso o sistema pede o segundo fator: instale um aplicativo autenticador no celular (Google Authenticator, Microsoft Authenticator, Authy), leia o QR code e digite o código de 6 dígitos. Nos acessos seguintes, depois da senha, digite o código que o aplicativo mostra. Sem o segundo fator ninguém lê dados, nem a administradora.

A barrinha no canto inferior direito

Mostra o estado: salvando…, salvo 14:32 ou, se a internet cair, SEM SALVAR — verifique a internet em vermelho. Depois de cadastrar algo importante, olhe para ela antes de fechar. Se tentar fechar a aba com algo não salvo, o navegador avisa.

Atualização automática

O sistema recarrega sozinho a cada 45 segundos e quando você volta para a aba, então você vê o que as outras pessoas cadastraram. O botão atualizar força na hora.

Usar como aplicativo (celular ou computador)

No Chrome ou Edge, use “Instalar aplicativo” / “Adicionar à tela inicial”. Sem internet, a tela de balcão abre, mas vender e salvar exigem conexão: o ERP não registra nada sem falar com o banco, para não perder nem duplicar venda.

Duas pessoas no mesmo registro

Se duas pessoas editam o mesmo cadastro ao mesmo tempo, vale o que for salvo por último. Com 3 pessoas é raro; combine quem mexe em quê quando for algo grande.

2. Quem pode o quê ↑ índice

Há três papéis. As regras valem no banco de dados, não só na tela.

3. Rotina: dia, semana e mês ↑ índice

Todo dia

1. Abra a Central de alertas (🔔 no menu). Resolva os vermelhos primeiro.
2. No balcão: abra o caixa antes da primeira venda e feche no fim do dia.
3. Veja os Leads novos e responda no mesmo dia.
4. Dê baixa em Recebimentos e Contas a pagar do que caiu ou foi pago.

Toda semana

1. Backup (menu Backup): baixe e guarde fora do Supabase.
2. Pós-venda: aniversários, quem voltou de viagem, pedidos de indicação.
3. Recebimentos: use o botão “lembrar” nas parcelas de crediário que vencem ou venceram.
4. Radar de mercado: destinos em alta sem venda sua, quedas de preço.

Todo mês

1. Confira Comissões a receber com o extrato da operadora (botão “Conciliar com extrato”).
2. Veja DRE, Metas e ranking e Vendas por origem; leve a DRE ao contador.
3. Confirme a tabela de Repasses com a operadora (o alerta avisa quando passa de 6 meses).
4. Teste a restauração do backup uma vez num projeto de teste.

4. Clientes ↑ índice

Para quê: o cadastro de quem compra e viaja. Orçamentos, viagens, pós-venda, PDV e relatórios partem dele.

• Novo cliente: nome, telefone/WhatsApp, e-mail, CPF/CNPJ, nascimento e origem (Indicação, WhatsApp, Instagram, Google, Walk-in, Ligação, Site, Outro).
• Preencha a origem sempre. É ela que alimenta “Vendas por origem”. Nascimento alimenta os aniversários do pós-venda.
• Passageiros ligados ao titular (família, acompanhantes): crie a ficha com o parentesco; o titular aparece na venda.
• Status: “Lead” é quem ainda não comprou; ao fechar o primeiro orçamento passa a cliente.
• WhatsApp com consentimento: mensagens de pós-venda e lembrete de cobrança só saem para quem autorizou (veja Pós-venda).

Importar muitos clientes de uma vez

Administradora: menu Importar clientes. Envie o CSV, aponte qual coluna é nome, telefone, e-mail, CPF e origem, confira a prévia e importe. O sistema valida o dígito do CPF e evita duplicar (por CPF, e-mail ou telefone). Importa em lotes de 200.

5. Orçamentos e propostas ↑ índice

Para quê: montar a proposta que o cliente recebe, calcular a comissão e, ao aprovar, gerar recebimentos e a viagem.

Montar

1. Novo orçamento: escolha o cliente, o tipo de cliente (PF ou PJ) — ele muda o percentual de comissão — e o vendedor (já vem o seu nome).
2. Itens: escolha produtos do catálogo (a foto e o valor vêm do cadastro) ou digite itens livres. Venda em dólar/euro: informe o câmbio; o total e a comissão saem em reais.
3. Passageiros: nome como no documento, nascimento e passaporte com validade. O Painel avisa quando o passaporte não cobre os 6 meses exigidos no embarque.
4. Pagamento: o sistema trabalha com PIX e cartão de crédito. Informe entrada, número de parcelas e primeira data; no cartão informe a taxa da maquininha. A prévia mostra bruto, taxa e líquido. O texto da proposta nunca mostra a taxa ao cliente.
5. Prazos: prazo de emissão e prazo de cancelamento sem multa alimentam os alertas.

Enviar ao cliente

Publique a proposta para gerar o link do cliente e envie pelo WhatsApp. A página pública mostra só o que o cliente precisa (nunca comissão, telefone de terceiros ou dados internos). O cliente pode pedir para fechar ou tirar dúvidas pelo WhatsApp.

Aprovar

Mude o status para Aprovado. Isso: cria as parcelas em Recebimentos, lança as comissões em Comissões a receber (previsão: emissão + 20 dias, editável) e cria a viagem em Operação.

6. Produtos ↑ índice

Para quê: o catálogo de hotéis, aéreo, seguro, passeios, traslados, cruzeiros, pacotes etc. O catálogo começa vazio: os produtos são seus.

• Campos: nome, destino, descrição curta, foto (aparece na proposta; a tela avisa se o endereço da imagem não abre), valor de referência e unidade (por pessoa, por noite…).
• Fornecedor/produto da tabela de repasses: é esse vínculo que faz a comissão sair sozinha.
• Controlar estoque: para itens físicos (mala, chip, seguro em lote). O PDV baixa a cada venda e recusa quando acabar. Em Avisar quando restar até escolha o limite do aviso; ele aparece na Central de alertas.
• Preço cadastrado manda no PDV: o vendedor não vende produto do cadastro abaixo do valor cadastrado.

7. Operação da viagem ↑ índice

Para quê: acompanhar a viagem depois de vendida. As viagens nascem sozinhas quando o orçamento é aprovado.

• Listas: próximos embarques, embarca em 30 dias, com pendência, em viagem agora.
• Status: Reservado → Confirmada → Em viagem → Concluído (ou Cancelado).
• Passageiros e bilhetes: o localizador (código de 6 letras da companhia) e o número do bilhete de cada passageiro. É o que o cliente pede para check-in e assento.
• Checklist da operação e prazos e observações alimentam os alertas.
• Viagem concluída ativa o pós-venda (como foi, pedir indicação).

8. PDV · venda de balcão ↑ índice

Para quê: venda rápida no balcão (seguro, chip, mala, passeio, serviço) com caixa, recibo e financeiro automáticos.

Abrir o caixa (todo dia)

1. Na barra do caixa, Abrir caixa e informe o fundo de troco (dinheiro que já está na gaveta).
2. Cada pessoa tem o seu caixa; só um aberto por pessoa. Sem caixa aberto o PDV não vende (a administradora pode desligar essa exigência).

Vender

1. Escolha a cliente (obrigatória para crediário; opcional nas demais — sem cliente fica “Cliente avulso”). Cadastre a cliente se ela ainda não existir.
2. Toque nos produtos do catálogo ou use item livre. Ajuste a quantidade. O catálogo mostra o estoque.
3. Desconto (se houver): o vendedor tem limite (padrão 10% da venda); acima disso a venda é recusada e só a administradora autoriza.
4. Vínculo opcional com uma viagem ou orçamento da cliente (para ligar o balcão à venda principal).
5. Pagamento: Dinheiro, PIX, Débito, Crédito (até 12x) ou Crediário (parcelas que a cliente paga depois, até 24x). Pode misturar formas; a soma precisa fechar o total, no centavo. A taxa de débito/crédito vem das regras cadastradas.
6. Finalizar. O sistema grava a venda, baixa o estoque, lança o financeiro e emite o recibo numerado. Se a internet cair no meio, repetir o clique não duplica a venda.

Depois da venda

• Comprovante/recibo: botão para imprimir ou salvar em PDF.
• Devolver itens (financeiro e administradora): escolha os itens e quantidades. O sistema abate primeiro parcelas de crediário ainda abertas, depois devolve o valor à cliente (Dinheiro, PIX ou Cartão) e devolve ao estoque. O desconto da venda é rateado.
• Cancelar venda (financeiro e administradora): cancela tudo o que ainda não entrou, devolve o estoque e lança como saída o dinheiro/PIX que já havia entrado. Estorno em dinheiro exige caixa aberto com saldo. Parcelas de crediário já recebidas não são devolvidas sozinhas: o financeiro decide o reembolso.
• Nota (NFS-e): o ERP não emite nota fiscal. Emita no portal oficial e registre aqui o número e o link (https) para ficar junto da venda.

Sangria, suprimento e fechamento

• Sangria: tirar dinheiro da gaveta (para o cofre, banco). Suprimento: colocar troco. Sempre com motivo.
• Fechar o caixa: conte a gaveta e digite o valor contado. O sistema compara com o esperado (fundo + dinheiro das vendas + suprimentos − sangrias − estornos em dinheiro) e registra a diferença. Caixa esquecido aberto de um dia para o outro vira alerta vermelho.

⚙ Taxas e regras (administradora)

• Taxa do débito e taxa do crédito de 1x a 12x (do contrato da sua maquininha).
• Exigir caixa aberto para vender.
• Trava de preço: vendedor não vende produto do cadastro abaixo do preço cadastrado.
• Só administradora vende item avulso (desligado por padrão).
• Desconto máximo do vendedor em % da venda (padrão 10).

9. Dinheiro: receber, pagar, recibos ↑ índice

Recebimentos do cliente

Lista as parcelas que o cliente (ou a maquininha) vai pagar: PIX por data combinada; cartão em repasses da adquirente com taxa descontada (bruto, taxa e líquido). Use recebi para dar baixa (e desfazer se errou). Clique na data para ajustar o vencimento.

Lembrar por WhatsApp (crediário): nas parcelas de crediário abertas há o botão lembrar. Ele abre o WhatsApp com a mensagem pronta (nome, parcela, valor, vencimento) e anota a data. Só funciona se a venda tem cliente cadastrada e ela tem consentimento de WhatsApp; uma vez por parcela por dia. Você aperta enviar.

Comissões a receber

A operadora (fornecedora) é quem repassa a comissão à PRC Tour: é dinheiro que entra. Cada venda com produto da tabela vira uma linha, com data prevista (ciclo ~20 dias). Quatro números no topo: a receber, vencido, próximo ciclo e recebido no ano. Conciliar com extrato: envie o OFX do banco; o sistema sugere qual lançamento é qual (por valor, data e nome) e diz a confiança — confira antes de aceitar.

Contas a pagar

O que a PRC Tour deve às operadoras e fornecedores, por vencimento, com o botão paguei e o mesmo conciliador de extrato.

Recibos e nota

Gera o recibo completo (valor por extenso, numeração sequencial por ano, CNPJ no rodapé) para imprimir ou salvar em PDF. Puxando um orçamento, preenche pagador, valor e descrição. O ERP não emite nota fiscal: monta o bloco de dados para colar no Emissor Nacional da NFS-e e guarda o número depois. Como MEI, a nota é obrigatória para cliente pessoa jurídica; para pessoa física confirme com o contador.

10. Fluxo de caixa, DRE e relatórios ↑ índice

• Fluxo de caixa: o que entrou e saiu e o que está previsto. É a visão “vai faltar dinheiro?”.
• DRE (resultado): regime de caixa, por ano e mês: receitas, custos diretos, despesas e resultado. Na primeira vez, diga se cada categoria de saída é custo direto, despesa ou fora do resultado (transferência entre contas, retirada de sócio). A escolha fica gravada. Baixe o CSV para o contador. Não é contabilidade: não considera impostos nem competência.
• Relatórios: comissão e total vendido por período, percentual médio, comissão mês a mês e quebras por vendedor, fornecedor e destino. Dá para contar a comissão pela previsão ou pela data em que caiu (a segunda é a que o contador costuma querer). CSV com ponto e vírgula abre direto no Excel.
• Teto do MEI: R$ 81.000/ano (tolerância até R$ 97.200). A base usada é a comissão, não o valor do pacote, porque a venda é intermediação. O Painel mostra o medidor.

11. Leads e captação ↑ índice

Pessoas que deixaram contato no site, no planejador, no Instagram ou no Linktree entram em Leads já com a origem e o consentimento. Para cada lead: WhatsApp (abre mensagem pronta), virar cliente (cria o cadastro com a origem) ou descartar. Lead sem consentimento registrado não é contatado em massa. O site tem proteção contra enxurrada de leads falsos.

12. Pós-venda e WhatsApp ↑ índice

• Aniversários dos próximos 15 dias (depende do nascimento no cadastro).
• Voltaram da viagem nos últimos 10 dias: pergunte como foi (e o que não deu certo).
• Pedir indicação a quem voltou há mais de 30 dias.
• Cada item abre o WhatsApp com a mensagem escrita; ajuste e envie. Feito registra o contato.
• Consentimento: cada cliente tem o botão de consentimento (sim/não, com origem e data). Sem “sim”, o ERP não abre mensagem de pós-venda nem lembrete de cobrança para ela.

13. Central de alertas e Painel ↑ índice

O número vermelho ao lado de “Alertas” no menu é o mesmo da Central. Níveis: urgente (prazo passou ou custa dinheiro), atenção (entra na semana) e aviso (conferir). Entram: passaporte que não cobre 6 meses do embarque, parcela atrasada há mais de 3 dias, prazos de emissão e cancelamento, comissão que devia ter caído, destino sem revisão há 90 dias, estoque baixo/esgotado, caixa aberto de ontem, tabela de repasses velha e backup atrasado (administradora). O Painel reúne o medidor do MEI e o que precisa de atenção agora.

14. Radar, metas e origens ↑ índice

Radar de mercado

Lê o robô de coleta do painel de inteligência (nota por destino, tendência, passagens, promoções) e cruza com o que você vendeu. Mostra: em alta e sem venda sua, vende e está em alta, vende mas esfriando. A variação em 7 dias só aparece depois de uma semana de coleta. A administradora informa o endereço do robô em “Ligação com o robô”. A conta com suas vendas é pelo nome do destino escrito no orçamento. Passagem é referência de mercado, não oferta garantida.

Metas e ranking

Por mês: vendido por vendedor (orçamentos aprovados + PDV, sem canceladas, descontando devoluções), ticket médio e % da meta. A administradora grava a meta da agência e de cada vendedor. Para somarem juntos, escreva o vendedor do orçamento igual ao nome (ou e-mail) do usuário.

Vendas por origem

Mostra quanto cada origem do cadastro (Instagram, indicação, site…) comprou e a conversão (cadastradas × compraram). Cliente digitada diferente ou com nome repetido cai em “cliente não encontrada” — por isso cadastre e preencha a origem na hora da venda. O ERP não sabe de qual post o cliente veio: só a origem do cadastro.

Redes sociais e Pesquisa de tarifas

Redes sociais tem roteiros de pedido para a IA (auditoria de perfil, ideias de post). Postar ou ler direct do Instagram automaticamente exige aplicativo aprovado pela Meta; o ERP não faz isso. Pesquisa de tarifas abre os buscadores de passagem, hospedagem e locação já preenchidos com o que você digitou (origem, destino, datas, passageiros, cabine), para você comparar em várias abas.

15. Contrato, anexos, operadoras, perfis ↑ índice

• Contrato: escolha uma proposta aprovada (puxa contratante, viagem, passageiros e valores) ou digite; informe taxa de serviço, forma de pagamento e o modelo da operação (intermediação ou venda em nome próprio). Adicione cláusulas da viagem e imprima/salve em PDF. Faça revisar o modelo pelo seu advogado.
• Anexos: arraste vouchers, bilhetes, comprovantes, cópia de passaporte, faturas. Cada arquivo fica ligado a uma proposta, cliente, operadora ou aos documentos da agência. O espaço é privado; “abrir” gera um link que expira em 1 hora. Limite de 25 MB por arquivo.
• Operadoras: ficha de cada operadora (código de agente, telefones, plantão, executivo, prazo de pagamento, ciclo de repasse, regra de cancelamento). Não guarde senha de portal aqui: o campo não existe de propósito.
• Perfis de viajante: calculados sozinhos das viagens: VIP (corte de valor ajustável), recorrentes, novos, inativos há 18+ meses; e os destinos mais vendidos para decidir campanhas.

16. Administração (administradora) ↑ índice

• Usuários: lista quem tem acesso e deixa trocar o papel (administradora, financeiro, vendedor); o seu próprio papel fica travado. Para criar uma pessoa, use Authentication → Users no Supabase; ela aparece aqui automaticamente, como vendedor, até você trocar o papel. Quem estiver marcado como inativo no banco (coluna ativo da tabela perfis) não opera o PDV.
• Repasses: a tabela de percentuais de comissão por operadora/produto, para PF e PJ. Edite quando a operadora mandar tabela nova; use “Confirmar que continua valendo” se nada mudou. Percentuais vão de 0 a 100.
• Backup: baixa um arquivo completo ou um CSV por tabela. Guarde em local seguro (pen drive criptografado, cofre de senhas), nunca em e-mail. Não inclui os arquivos de Anexos nem os logins. Para restaurar: Supabase → Table Editor → tabela → Insert → Import CSV. Teste a restauração de vez em quando.
• Auditoria: registro de quem criou, alterou ou apagou o quê, quando. Não pode ser editado nem apagado por esta tela.
• Plano gratuito do Supabase: pausa o projeto após 7 dias sem acesso e não guarda cópia restaurável. Por isso o backup semanal.
• O botão “Apagar todos os dados” foi desativado de propósito.

17. Acessibilidade, equipe, MEI, PIX, backup, IA e leitor de documentos ↑ índice

• Letra grande e contraste (botão “Aa”): em todas as telas, no canto. Aumenta de 100% a 250%, liga modo escuro ou claro de alto contraste e letra mais legível. Atalhos: Alt+A abre; Alt+= e Alt+- mudam o tamanho; Alt+C troca o contraste; Alt+0 volta ao normal; Esc fecha. A escolha fica salva neste aparelho. Na impressão o tamanho volta ao normal.
• Funcionários e logins (Usuários): em “Adicionar funcionário”, informe nome, e-mail e papel. Depois crie o login no Supabase (Authentication → Users → Add user, com o mesmo e-mail); na primeira entrada a pessoa já recebe o papel combinado. Quem sai da equipe: botão “Desligar” (perde o acesso na hora, o histórico fica); “Reativar” devolve. O sistema não deixa desligar nem rebaixar a última administradora. O acesso exige o código do aplicativo autenticador (2 etapas).
• MEI (menu MEI): mostra o DAS de cada mês (vence dia 20; se cair em fim de semana, vai para a segunda), com o botão “Paguei”, e a declaração anual DASN (até 31/05). Os avisos aparecem na Central de alertas só nos 10 dias antes do vencimento. O relatório mensal de receitas brutas imprime e baixa em CSV, com a barra do limite de R$ 81.000. Confirme com seu contador se a base é a comissão ou o valor total da venda.
• PIX: na tela Recebimentos (botão “PIX” da parcela) e no PDV (forma PIX) abre o QR Code e o “copia e cola” com a chave do CNPJ e o valor. Confira o nome do recebedor no app do banco antes de pagar.
• Backup automático diário: em Backup, “Gerar código” cria o código do robô (aparece uma única vez; guarde no cofre de senhas). O robô (Cloudflare Worker) copia tudo às 03h e guarda 30 dias. A Central de alertas avisa se o backup falhar. Passo a passo em para-o-backup/LEIA-ME.md. Anexos e logins não entram no backup.
• IA Comercial (Gemini): depende de publicar a função do Supabase (para-o-supabase/LEIA-ME.md); a chave do Gemini fica guardada só no Supabase, nunca no site. No plano gratuito do Gemini o Google pode usar o que for enviado; não cole CPF, passaporte ou dados de cartão no chat.
• Importar PDF / Excel / HTML: menu “Importar PDF / Excel”. Solte o arquivo; o ERP lê no seu navegador (nada sai do computador). Planilha com colunas de nome, CPF, telefone etc. vira uma lista para conferir; PDF, HTML ou texto (reserva, voucher, e-ticket) vira uma ficha com os campos encontrados para você corrigir. Nunca sobrescreve o que já está no cadastro: só completa o que está vazio e avisa quando o documento diverge. Pode anotar passageiro, localizador, ida/volta e destino numa viagem. PDF escaneado (foto) não tem texto: o ERP avisa e você digita. Excel antigo (.xls): salve como .xlsx.
• Relacionamento com o cliente (Clientes): na ficha, “Relacionamento e viagem pretendida”: marque “Já fiz contato”, registre cada contato (data, canal, o que foi falado), o destino de interesse, a data da viagem mencionada e a intenção (Alta, Média, Baixa). Com a data preenchida, o ERP cria um evento na Agenda e um alerta 3 meses antes (vira “atenção” a 60 dias e “urgente” a 30). Na lista, quem já comprou fica no topo, com selo 💰; quem comprou 2 vezes ou mais ganha o selo 🎉 de cliente fiel, e a Central de alertas comemora a recompra (“Celebrar”). Selos “✔ contatado” e “✈ viagem” identificam quem já foi procurado; há filtros para cada caso. A compra é identificada por orçamento aprovado e venda do PDV (pelo cadastro ou nome único) ou pelo status Fechado/VIP.
• Contatos do celular: telefones sem DDD entram como (11); os que têm código de outro país ficam de fora para você revisar.

18. Problemas comuns ↑ índice

19. Glossário ↑ índice

Este manual descreve a versão de 18/10/2026. Se uma tela estiver diferente, confie na tela e avise quem mantém o sistema.